De kassabon: Bevestig contante betalingen correct!

Dit doel dient de kwitantie

Met een kwitantie bevestigt u de betaling van een klant of een andere schuldenaar. De betaler kan bij contante betalingen op basis van § 368 BGB een dergelijke kwitantie verlangen. Ze vervult twee functies:

1. De schuldenaar kan met dit document aantonen dat hij de vordering heeft voldaan. De schuldeiser kan het bedrag niet nogmaals opeisen. De kwitantie bewijst bij een termijnstelling bovendien de tijdige contante betaling.

2. Kwitanties zijn relevant tegenover de belastingdienst. Als ontvanger van contante betalingen documenteert u bedrijfsinkomsten. Bij eigen betalingen dienen ze als bewijs van bedrijfsuitgaven.

Kwitantie, kassabon en factuur: dit zijn de verschillen

Met contante bewijsstukken, kassabonnen en facturen bestaan er drie soorten documenten die sommigen door elkaar halen. Elk van deze begrippen beschrijft een eigen, zelfstandige documentvorm. Wanneer u voor een product of dienst een contant bewijsstuk opstelt, bevestigt u expliciet de betaling van het gevraagde bedrag. Dat is bij een factuur niet het geval. Bij facturen vermeldt u uitsluitend de te betalen factuurbedragen. De betaler heeft daarnaast een bewijs van betaling nodig: daarvoor komen kwitanties of bij girale betalingen het bankafschrift in aanmerking. Bij kleinbedragfacturen kan het volstaan als u als ontvanger een kassabon opstelt. Deze kan inmiddels ook als digitale kassabon worden opgesteld.

Bijna alle detailhandelaren en veel andere bedrijven beschikken over kassasystemen waarmee ze een gedrukte of digitale kassabon kunnen uitreiken. Bij bedragen tot 250 euro vervullen deze kassabonnen dezelfde functie als kwitanties, mits ze de wettelijke minimumgegevens bevatten, zoals de vermelding van de btw. Bij deze kleinbedragfacturen tot 250 euro tonen de belastingautoriteiten zich coulant. Hogere bedragen vereisen daarentegen een kwitantie, die in vergelijking met de kassabon meer verplichte gegevens moet bevatten. Daartoe behoort de naam van de betaler.

Tip: Denk bij alle soorten betalingsbewijzen en facturen eraan dat ontvangers de kwitantie, factuur of kassabon moeten bewaren. De bewaartermijn bedraagt acht jaar (sinds 2025 door de Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkort van voorheen tien naar acht jaar). Dienovereenkomstig moet u de documenten op hoogwaardig papier afdrukken. Koop voor contante bewijsstukken bijvoorbeeld kwalitatief overtuigende kwitantieblokken en voor kassabonnen duurzame thermische rollen.

Een contant bewijsstuk opstellen: deze gegevens en formaliteiten zijn vereist

De wetgever stelt voor het opstellen van kwitanties duidelijke inhoudelijke en formele eisen. Wanneer u een kassabewijs opstelt, moet u de volgende gegevens vermelden:

• Schrijf de naam van de betaler en van de begunstigde op de kwitantie.
• Vermeld de aard en hoeveelheid van de producten of de dienst.
• Noem het bedrag in cijfers en letters!
• Op het contante bewijsstuk horen het nettobedrag, het btw-tarief en het brutobedrag.
• Een doorlopend nummer is eveneens vereist.
• Een kwitantie vereist de plaats, de datum en uw handtekening. Als u een bedrijfsstempel heeft, moet u het document bovendien afstempelen.

Een kassabewijs opstellen: kwitantieblok of sjabloon van internet

In principe kunt u een kwitantie vrij opstellen, mits u rekening houdt met de verplichte gegevens. U kunt contante bewijsstukken bijvoorbeeld op de computer opstellen en vervolgens ondertekenen of uitsluitend handgeschreven uitreiken. Om redenen van efficiëntie kunt u echter beter kiezen voor kwitantieblokken of sjablonen van internet. De meeste kwitantieblokken bevatten een doorslag, zodat u de kopie voor uw boekhouding kunt gebruiken. Let bij de kwitantieblokken op de concrete opzet. Sommige vermelden bijvoorbeeld het actuele btw-tarief: dat vermindert uw inspanning als u een contante betaling met een kwitantie bevestigt. Bij een wijziging van het btw-tarief moet u het kwitantieblok echter vervangen.

Contante bewijsstukken opstellen: beperk het aantal tot een minimum!

Het opstellen van kwitanties betekent voor u als ontvanger een aanzienlijke extra inspanning. Bovendien is dit handmatige proces foutgevoelig. Onjuiste of gebrekkige gegevens leiden tot problemen met de belastingdienst en kunnen onder andere de aftrek van voorbelasting in gevaar brengen. Bevestig, waar mogelijk, de meeste betalingen rechtsgeldig met kassabonnen die u met uw kassasysteem op een kassarol afdrukt of digitaal beschikbaar stelt. Maak gebruik van de soepele regels bij kleinbedragfacturen tot 250 euro! Dat vereist wel dat uw kassasysteem alle verplichte gegevens verwerkt. Bij hogere bedragen moet u daarentegen contante bewijsstukken uitreiken: bereid u daarop voor en informeer uw medewerkers!

FAQ – Veelgestelde vragen over het contante bewijsstuk

Waarom worden kwitanties bij contante betaling gebruikt?

Contante bewijsstukken bevestigen de verrichte betaling. Vanaf bedragen van 250 euro vraagt de belastingdienst om deze bijzondere vorm van betalingsbevestiging. Bij kleinbedragfacturen tot dit bedrag volstaat een kassabon, mits deze alle wezenlijke gegevens bevat. Betalers hebben recht op een kwitantie. Idealiter kunt u als ontvanger de meeste contante betalingen met gedrukte of digitale kassabonnen bevestigen: zo bespaart u zichzelf veel werk!

Wie moet de kwitantie ondertekenen?

Het contante bewijsstuk moet worden ondertekend door de persoon die het contante geld ontvangt. Dat kan bijvoorbeeld de bedrijfseigenaar of een kassamedewerker zijn. Het is aan te bevelen de kwitantie bovendien te voorzien van een bedrijfsstempel. Dat verhoogt voor de belastingdienst de controleerbaarheid.

Hoe vult men een kwitantie correct in?

Als ontvanger van de betaling moet u zich strikt aan de wettelijke voorschriften houden. Vermeld onder andere de betaler en de begunstigde, schrijf het bedrag in cijfers en letters op de kwitantie. Vergeet ook het btw-tarief niet en onderteken handmatig. Deze voorschriften gelden ook bij eigen bewijsstukken – bijvoorbeeld bij een contante uitbetaling, waarvoor u een bewijs nodig heeft.

Beeldbron: ©iStock.com / Chadchai Krisadapong