De Z-voucher - waarom hij zo belangrijk is

Wat is een Z-bon eigenlijk?

Dit type kassabon staat ook wel bekend als kassabon en is eigenlijk een overzicht van alle dagelijkse transacties. In tegenstelling tot een X-bon, die alleen het huidige tussentijdse saldo van de kassa toont, toont een Z-bon eigenlijk alle verkopen van de dag. De Z-bon gaat ook hand in hand met de kassaverplichting, die je onder geen beding mag negeren.

Hoe ziet een goede Z-bon eruit?

Voor een goede Z-bon heb je de volgende informatie nodig:

• De datum en tijd van aanmaak.
• Een opeenvolgend nummer van de kassabon, dat automatisch wordt aangemaakt.
• De naam van de winkel of kassier.
• Alle bruto-ontvangsten van de dag, uitgesplitst naar de verschillende btw-tarieven. Ook alle EC- of andere kaartbetalingen.
• Annuleringen, prijsverlagingen, ongeplande opnames uit de kassa en alle andere interventies in de kassa.
• De aanduiding van de teller voor de nulstand. De kassa moet aan het einde van de dag na sluiting altijd op nul worden gezet.

Een Z-ontvangstbewijs kan worden afgedrukt op normale kassarollen. Hiervoor is geen speciale kassasoftware nodig. Het wordt echter wel aangeraden, omdat er dan later een correcte Z-bon kan worden afgedrukt. Anders mogen deze alleen opnieuw worden afgedrukt als het origineel beschikbaar is en samen met de nieuwe versie wordt bewaard. [caption id="attachment_8345" align="alignleft" width="377"] Ontdek onze grote selectie kassabonrollen in de online shop![/caption]

Hoe worden Z-bonnen bewaard?

De juiste opslagmethode hangt af van of je een kasboek of kasrapporten bijhoudt. Als je een kasboek bijhoudt, moet je de Z-bonnen in een extra map bewaren en bij een controle samen met het kasboek presenteren. De gegevens in het kasboek moeten overeenkomen met de nummers en cijfers op de kassabon. In het geval van kassarapporten worden de Z-bonnen samen met de rapporten in een speciale boekhoudmap gearchiveerd. De kassabonnen gedrukt op EC-rollen en normaal papier mogen natuurlijk niet onleesbaar worden, daarom is een kopie van de kassabon zinvol. Als algemene regel geldt dat Z-bonnen, kasboeken en kasrapporten op een veilige plek moeten worden bewaard en altijd toegankelijk moeten zijn. Sinds 2018 kunnen medewerkers van de belastingdienst een onaangekondigde controle uitvoeren. Onjuiste opslag van bonnen kan worden opgemerkt en bestraft.

Waarom is de Z-bon zo belangrijk?

Sinds 2018 zijn kassa's verplicht. Bedrijven en ondernemingen met elektronische kassa's zijn verplicht om alle verkopen individueel te registreren en op te slaan. Sinds 2020 is deze regelgeving opnieuw aangescherpt. Alle kassasystemen moeten regelmatig worden gecontroleerd en gecertificeerd. Sindsdien is er een verplichting om individuele registraties zonder hiaten te presenteren en om kassa's te melden bij de belastingdienst. Dit is bedoeld om belastingontduiking met vervalste kassaverklaringen veel moeilijker te maken. Het Z-biljet helpt niet alleen de controleurs van de belastingdienst, maar uiteindelijk ook jou. Het maakt het veel gemakkelijker om de dagelijkse omzet over te brengen naar het kasboek. Als er bonnetjes ontbreken of onjuist zijn, moet de controleur de kasontvangsten voor die dag in een noodsituatie schatten en factureren met de zogenaamde aanvullende schattingen. Het bedrag is ter beoordeling van de accountant en kan voor jou erg hoog uitvallen. Alleen al om deze reden zullen Z-bonnen en, omgekeerd, bonnenrollen ook in de toekomst een essentieel onderdeel blijven van goed kasbeheer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet de Z-bon bewaard worden?

Het Z-bonnetje is een boekhoudkundig document en moet 10 jaar bewaard worden. De kwitanties zijn voorzien van opeenvolgende Z-nummers. Door deze nummering kan de belastingdienst snel herkennen of er een Z-bon ontbreekt.

Moet een Z-bon dagelijks worden uitgeschreven?

Nee. Het Z-biljet moet dagelijks worden uitgegeven. Het vertegenwoordigt de afrekening van alle dagelijkse transacties en moet bij de documenten voor het kasbeheer worden gevoegd.

Kunnen individuele records worden verwijderd nadat de Z-bon is afgedrukt?

Nee. Alle individuele documenten moeten 10 jaar worden bewaard. Er is een verplichting om individuele records te bewaren; alle zakelijke transacties moeten individueel worden opgeslagen.

---

Afbeeldingsbron: ©iStock.com / FlamingoImages