De kassabon: Bevestig contante betalingen correct!

De kassabon vervult dit doel

Contante ontvangstbewijzen worden gebruikt om de betaling door een klant of andere schuldenaar te bevestigen. De betaler kan een dergelijk ontvangstbewijs aanvragen voor contante betalingen door te verwijzen naar § 368 BGB. Het vervult twee functies:

1. De schuldenaar kan dit document gebruiken om te bewijzen dat hij de schuld heeft voldaan. De schuldeiser kan het geen tweede keer eisen. Als er een termijn is vastgesteld, bewijst de kwitantie ook dat de contante betaling op tijd werd gedaan.

2. kwitanties zijn relevant voor de belastingdienst. Als ontvanger van contante betalingen documenteer je bedrijfsinkomsten. Voor je eigen betalingen dienen ze als bewijs van zakelijke uitgaven.

Ontvangstbewijs, kassabon en factuur: dit zijn de verschillen

Er zijn drie soorten documenten - kasbonnen, kassabonnen en facturen - die sommige mensen door elkaar halen. Elk van deze termen beschrijft een apart type document. Wanneer je een kassabon maakt voor een product of dienst, bevestig je expliciet de betaling van het gevraagde bedrag. Dit is niet het geval bij een factuur. Bij facturen vermeld je alleen de te betalen factuurbedragen. De betaler heeft ook een betalingsbewijs nodig: kwitanties of, in het geval van contante betalingen, een bankafschrift zijn geschikt. Voor facturen met een kleine waarde kan het voor jou als ontvanger voldoende zijn om een ontvangstbewijs te maken. Dit kan nu ook als digitaal ontvangstbewijs worden aangemaakt.

Bijna alle winkeliers en veel andere bedrijven hebben kassasystemen waarmee ze een afgedrukt of digitaal ontvangstbewijs kunnen uitgeven. Voor bedragen tot 250 euro vervullen deze bonnen dezelfde functie als kwitanties, mits ze de minimale wettelijke informatie bevatten, zoals het btw-bedrag. De belastingdienst is gul met deze facturen met een lage waarde tot 250 euro. Hogere bedragen vereisen daarentegen een kwitantie, die meer verplichte informatie moet bevatten dan een kwitantie. Dit omvat de naam van de persoon die de betaling doet.

Tip: Voor alle soorten betalingsbewijzen en facturen geldt dat ontvangers het ontvangstbewijs, de factuur of het verkoopbewijs moeten bewaren. De bewaartermijn is tien jaar. Druk de documenten daarom af op papier van hoge kwaliteit. Koop bijvoorbeeld hoogwaardige bonblokjes voor kassabonnen en duurzame thermische rollen voor kwitanties.

Contant ontvangstbewijs maken: Deze gegevens en formaliteiten zijn vereist

De wetgever stelt duidelijke inhoudelijke en formele eisen aan de uitgifte van kwitanties duidelijke vereisten qua inhoud en vorm. Wanneer je een kasbon aanmaakt moet je de volgende gegevens invoeren:

• Schrijf de naam van de persoon die de betaling doet en de begunstigde op de bon.
• Vermeld het type en de hoeveelheid producten of de dienst.
• Vermeld het bedrag in cijfers en woorden!
• Het nettobedrag, het btw-tarief en het brutobedrag BTW-tarief en het brutobedrag.
• Een volgnummer is ook noodzakelijk.
• Op een ontvangstbewijs moeten de plaats, de datum en je handtekening staan. je handtekening. Als je een bedrijfsstempel hebt, moet je het document ook stempelen. Het document ook stempelen.

Maak een ontvangstbewijs: Ontvangstbewijsblok of sjabloon van internet

In principe kun je een ontvangstbewijs maken zoals je zelf wilt, rekening houdend met de verplichte informatie. Je kunt bijvoorbeeld kassabonnen op de computer maken en ze vervolgens ondertekenen of ze gewoon met de hand uitgeven. Om redenen van efficiëntie kun je echter beter kiezen voor bonblokjes of sjablonen van het internet. De meeste bonblokjes bevatten een doorslag, zodat je de kopie kunt gebruiken voor je boekhouding. Let op het specifieke ontwerp van de bonblokjes. Sommige tonen bijvoorbeeld het huidige btw-tarief: Dit vermindert je werklast wanneer je een contante betaling bevestigt met een bon. Als het belastingtarief echter verandert, moet je het bonnenblokje vervangen.

Maak kassabonnen: Beperk het aantal tot een minimum!

Het uitgeven van ontvangstbewijzen betekent een aanzienlijke hoeveelheid extra werk voor jou als incassant. Dit handmatige proces is ook gevoelig voor fouten. Onjuiste of onnauwkeurige informatie leidt tot problemen met de belastingdienst en brengt onder andere de aftrek van voorbelasting in gevaar. Idealiter bevestig je de meeste betalingen op een wettelijk correcte manier met ontvangstbewijzen, die je kunt afdrukken op een kassarol met behulp van je kassasysteem of digitaal kunt verstrekken. Profiteer van de liberale regels voor facturen voor zeer kleine bedragen tot 250 euro! Dit gaat ervan uit dat je kassasysteem rekening houdt met alle verplichte informatie. Voor hogere bedragen moet je echter kassabonnen uitgeven: Bereid je hierop voor en sensibiliseer je medewerkers!

FAQ - Veelgestelde vragen over kassabonnen

Waarom worden kassabonnen gebruikt voor contante betalingen?

Contante ontvangstbewijzen bevestigen de uitgevoerde betaling. Vanaf bedragen van 250 euro heeft de belastingkantoor deze speciale vorm van betalingsbevestiging. Voor facturen voor kleine bedragen tot dit bedrag is een betalingsbewijs voldoende, mits het alle essentiële informatie bevat. Betalers hebben recht op een ontvangstbewijs. een ontvangstbewijs. In het beste geval kun je als begunstigde de meeste contante contante betalingen bevestigen met afgedrukte of digitale ontvangstbewijzen: dit bespaart je veel werk! Dit bespaart je veel werk!

Wie moet het ontvangstbewijs ondertekenen?

De De persoon die het geld ontvangt, moet de kassabon ondertekenen. Dit Dit kan bijvoorbeeld de winkeleigenaar of een caissière zijn. Het is aan te raden Het is aan te raden om een bedrijfsstempel op de kassabon te zetten. Dit verhoogt de traceerbaarheid voor de belastingdienst.

Hoe vul je een kassabon correct in?

Als begunstigde moet je je strikt aan de wettelijke vereisten houden. Noem onder andere de naam van de betaler en de ontvanger en schrijf het bedrag in cijfers en woorden op de bon. Vergeet het btw-tarief niet en onderteken het met de hand. Deze vereisten gelden ook voor je eigen bonnetjes - bijvoorbeeld in het geval van een contante betaling waarvoor je een bonnetje nodig hebt.

Afbeelding bron: © iStock.com / Chadchai Krisadapong