Belastingvrije formulieren afdrukken - waar moet ik op letten?

Zo werkt het Tax Free-formulier

Wanneer klanten in een land buiten de EU wonen en vervolgens bij u in Duitsland inkopen, kunnen zij de omzetbelasting laten terugbetalen. Hiervoor moeten klanten de aankoop binnen drie maanden na de aankoopdatum aantoonbaar en ongebruikt uit de EU uitvoeren. Van deze regeling zijn uitgesloten:

• Diensten
• Onderdelen voor voertuigen
• Energiedragers

Om hun recht op teruggave van de omzetbelasting geldend te maken, moet de aankoop echter worden aangetoond met een speciaal Tax Free-formulier. Het formulier bevat kopersgegevens, waar we verderop nog specifieker op ingaan. Vervolgens wordt het ingevulde formulier samen met de gekochte goederen bij de douane voorgelegd. Kloppen alle punten, dan ontvangen klanten een stempel van de douane en kunnen zij zo de teruggave van de omzetbelasting aanvragen via de winkelier of een daarvoor bevoegde dienst.

Digitale oplossingen voor Tax Free-formulieren

Op dit moment bestellen veel winkeliers de papieren formulieren nog op voorraad en vullen ze met de hand in. Juist in tijden van digitalisering, de digitale kassabon en betalen via app lijkt dit proces echter behoorlijk verouderd. Zo zijn er inmiddels verschillende dienstverleners die juist op het gebied van btw-vrij winkelen gedigitaliseerde oplossingen aanbieden en aantrekkelijke opties bieden voor winkeliers. In de rol van tussenpersoon neemt de betreffende aanbieder niet alleen alle verdere afhandelingsstappen na de transactie over, maar voorziet hij u als winkelier ook van moderne software die eenvoudig te koppelen is aan alle gangbare kassasystemen. Zo bespaart u niet alleen waardevolle tijd bij de gegevensverwerking, u kunt bovendien ook uw papierverbruik efficiënter inrichten. Met de juiste oplossing kunt u via uw bonprinter de Tax Free-formulieren afdrukken en verbruikt u alleen dan papier, wanneer u het echt nodig heeft. Vooral bij modernere printersystemen die bijvoorbeeld werken met thermische rollen, bespaart u niet alleen ruimte in het kassagebied, maar ook waardevolle tijd voor extra klantenservice.

Belangrijke vereisten voor Tax Free-formulieren in Duitsland

Naast de algemene beschikbaarheid van de Tax Free-formulieren spelen uiteraard de op te geven gegevens de centrale rol. Bevatten de formulieren niet de relevante informatie, dan worden ze niet erkend en leiden ze in het slechtste geval tot ergernis bij uw klanten. Om negatieve klantfeedback zo veel mogelijk te vermijden, moeten de door u beschikbaar gestelde formulieren de volgende gegevens bevatten:

• Bonnummer van de aankoop
• Paspoortnummer van de klant
• Voor- en achternaam
• Woonadres

Bovendien moeten de betalingsvoorwaarden voor de teruggave van de btw worden vastgelegd en eveneens op het formulier worden vermeld. Alleen dan kan en zal de douane de benodigde stempel onder het formulier zetten, zodat de teruggave van de belasting wordt goedgekeurd.

Waar kan het Tax Free-formulier worden ingediend?

Veel klanten zijn zich weliswaar bewust van de mogelijkheid tot belastingvrij winkelen, maar weten in het slechtste geval helemaal niet waar ze de teruggave uiteindelijk kunnen aanvragen. Hier heerst vaak dezelfde onzekerheid als bij het bewaren van kassabonnen voor bijvoorbeeld reclamaties. Om uw klanten ook op dit punt de best mogelijke klantenservice te bieden, noemen wij u de meest gangbare opties voor een zo eenvoudig mogelijk terugbetalingsproces. Idealiter zou de klant natuurlijk direct op het aankoopbewijs de serviceaanbieder moeten vinden, waarmee hij de btw-teruggave kan aanvragen. Neemt u zelf de teruggave voor uw rekening, dan moet de klant eveneens duidelijk kunnen zien hoe hij de btw bij u kan terughalen. Werkt u samen met een serviceaanbieder, dan kunt u er eveneens op wijzen dat deze hun diensten meestal ook op vlieg- of treinstations aanbieden. Hierdoor hebben uw klanten de mogelijkheid om het Tax Free-formulier al ter plaatse probleemloos te laten afstempelen en de teruggave direct in te dienen. Beeldbronnen: ©istock.com / Roberto David; ©istock.com / Zoltan Fabian