Belastingvrije formulieren afdrukken - waar moet ik op letten?

Hoe het belastingvrije formulier werkt

Als klanten in een land buiten de EU wonen en vervolgens een aankoop bij jou in Duitsland doen, kunnen ze hun btw terugkrijgen. Hiervoor moet de klant de aankoop binnen drie maanden na de aankoopdatum uit de EU uitvoeren en aantonen dat deze niet is gebruikt. Van deze regeling zijn uitgesloten:

• Diensten
• Onderdelen voor voertuigen
• energiebronnen

Om je recht op btw-teruggave te laten gelden, moet de aankoop echter worden gedocumenteerd met een speciaal belastingvrij formulier. Het formulier bevat voor de koper relevante gegevens, waar we later dieper op in zullen gaan. Het ingevulde formulier wordt vervolgens samen met de gekochte goederen ingediend bij de douane. Als alle punten overeenkomen, ontvangen klanten een stempel van de douane en kunnen ze de btw terugvragen via de winkelier of een relevante dienst.

Digitale oplossingen voor belastingvrije formulieren

Op dit moment bestellen veel winkeliers de papieren formulieren nog van tevoren en vullen ze met de hand in. Maar zeker in tijden van digitalisering, digitale bonnetjes en betaling per app, lijkt dit proces meer dan achterhaald. Er zijn nu verschillende dienstverleners die gedigitaliseerde oplossingen bieden, met name op het gebied van btw-vrij winkelen, en aantrekkelijke opties bieden voor winkeliers. In de rol van tussenpersoon neemt de betreffende aanbieder niet alleen alle verdere verwerkingsstappen na de transactie over, maar voorziet hij jou als winkelier ook van moderne software die eenvoudig kan worden gekoppeld aan alle gangbare kassasystemen. Dit bespaart u niet alleen kostbare tijd bij het invoeren van gegevens, maar stelt u ook in staat om uw papierbehoefte efficiënter te organiseren. Met de juiste oplossing kun je de belastingvrije formulieren afdrukken via je bonprinter en alleen papier gebruiken als je het echt nodig hebt. Vooral met moderne printersystemen die bijvoorbeeld met thermische rollen werken, bespaart u niet alleen ruimte bij de kassa, maar ook kostbare tijd voor extra klantenservice.

Belangrijke vereisten voor belastingvrije formulieren in Duitsland

Naast het algemene aanbod van belastingvrije formulieren, spelen de in te voeren gegevens natuurlijk een centrale rol. Als de formulieren niet de relevante informatie bevatten, worden ze niet herkend en leiden ze in geval van twijfel tot geïrriteerde klanten. Om negatieve feedback van klanten zoveel mogelijk te voorkomen, moeten de formulieren die u verstrekt de volgende gegevens bevatten:

• Bonnummer van de aankoop
• Paspoortnummer van de klant
• Voornaam en achternaam
• Thuisadres

Daarnaast moeten de betalingsgegevens voor de btw-teruggave worden geregistreerd en ook op het formulier worden genoteerd. Alleen dan kan en zal de douane het benodigde stempel onder het formulier zetten zodat de belastingteruggaaf wordt geautoriseerd.

Waar kan het belastingvrije formulier worden ingediend?

Hoewel veel klanten op de hoogte zijn van de mogelijkheid om belastingvrij te winkelen, weten ze in geval van twijfel niet waar ze de terugbetaling kunnen aanvragen. Hier heerst vaak dezelfde hulpeloosheid als bijvoorbeeld bij het bewaren van bonnen voor klachten. Om ervoor te zorgen dat u uw klanten ook op dit gebied de best mogelijke klantenservice kunt bieden, geven we u de meest gebruikelijke opties om het terugbetalingsproces zo eenvoudig mogelijk te maken. In het ideale geval kan de klant op het aankoopbewijs natuurlijk direct de dienstverlener vinden via wie hij de btw kan terugvragen. Als je de btw zelf terugbetaalt, moet de klant ook duidelijk kunnen zien hoe hij de btw van jou kan terugkrijgen. Als je samenwerkt met een dienstverlener, kun je er ook op wijzen dat zij hun diensten meestal ook aanbieden op luchthavens of treinstations. Dit geeft je klanten de mogelijkheid om het belastingvrije formulier zonder problemen ter plekke te laten afstempelen en de teruggave direct te doen. Afbeeldingsbronnen: ©istock.com / Roberto David; ©istock.com / Zoltan Fabian