De Z-voucher - waarom hij zo belangrijk is

Wat is een Z-bon eigenlijk?

Zo'n bon staat ook bekend als kassa-afsluitbon en is in feite een afrekening van alle dagafsluitingen. In tegenstelling tot een X-bon, die alleen de actuele tussenstand van de kassa weergeeft, staan op een Z-bon werkelijk alle omzetten van de dag vermeld. Met de Z-bon gaat ook de kassaregistratieplicht gepaard, die u zeker niet mag negeren.

Hoe ziet een correcte Z-bon eruit?

Een correcte Z-bon vereist de volgende informatie:

• De datum en het tijdstip van opstelling.
• Een doorlopend bonnummer, dat automatisch wordt gegenereerd.
• De naam van de winkel of de kassahouder.
• Alle bruto-inkomsten van de dag, onderverdeeld naar de verschillende btw-tarieven. Evenals alle pin- of andere kaartbetalingen.
• Storneringen, prijskortingen, buitengewone onttrekkingen uit de kassa en alle overige ingrepen in de kassa.
• De vermelding van de nulstellingsteller. De kassa moet aan het einde van de dag na de kassa-afsluiting altijd op nul worden gezet.

Een Z-bon kan hierbij op heel gewone kassarollen worden afgedrukt. Er is daarvoor geen speciale kassasoftware nodig. Het is echter wel aan te raden, omdat daardoor een correcte Z-bon ook achteraf kan worden afgedrukt. Anders mogen deze alleen opnieuw worden afgedrukt als het origineel aanwezig is en samen met de nieuwe versie wordt bewaard. [caption id="attachment_8345" align="alignleft" width="377"] Ontdek ons grote assortiment bonrollen in de online shop![/caption]

Hoe worden Z-bonnen bewaard?

De juiste bewaarwijze hangt ervan af of u een kasboek of kassarapporten bijhoudt. Wie een kasboek bijhoudt, moet de Z-bonnen in een aparte map bewaren en bij een controle samen met het kasboek overleggen. Daarbij moeten de gegevens in het kasboek overeenkomen met de nummering en de bedragen op de bon. Bij kassarapporten worden de Z-bonnen samen met de rapporten in een speciale boekhoudmap opgeborgen. De op pinrollen en gewoon papier afgedrukte bonnen mogen hierbij uiteraard niet onleesbaar worden, waardoor een kopie van de bon zeker zinvol is. Over het algemeen geldt dat de Z-bonnen, kasboeken en kassarapporten op een veilige plaats worden bewaard en altijd inzichtelijk moeten zijn. Sinds 2018 kunnen medewerkers van de Duitse belastingdienst namelijk onaangekondigd een controle uitvoeren. Een onjuiste opslag van de bonnen kan daarbij worden aangemerkt en gesanctioneerd.

Waarom is de Z-bon zo belangrijk?

Sinds 2018 geldt een kassaregistratieplicht. Bedrijven en winkels met elektronische kassa's zijn verplicht om alle omzetten afzonderlijk vast te leggen en op te slaan. Sinds 2020 zijn deze regels nog verder aangescherpt. Alle kassasystemen moeten regelmatig worden gecontroleerd en gecertificeerd. Sindsdien geldt de plicht om individuele registraties volledig weer te geven en kassa's bij de belastingdienst te melden. Dit moet belastingontduiking met vervalste kassa-afrekeningen aanzienlijk bemoeilijken. De Z-bon helpt hierbij niet alleen de controleurs van de belastingdienst, maar uiteindelijk ook uzelf. Het overzetten van de dagomzetten naar het kasboek wordt hierdoor aanzienlijk vergemakkelijkt. Ontbreken er bonnen of zijn deze foutief, dan moet de controleur in het ergste geval de contante inkomsten van de dag schatten en deze met zogenaamde bijschattingen in rekening brengen. De hoogte hiervan ligt in het oordeel van de controleur en kan voor u aanzienlijk hoog uitvallen. Alleen al daarom zullen Z-bonnen en daarmee ook bonrollen in de toekomst een essentieel onderdeel blijven van een correcte kassavoering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet de Z-bon worden bewaard?

De Z-bon behoort tot de boekingsbewijzen en moet 8 jaar worden bewaard (sinds 2025 door de Vierde Wet Bureaucratie-ontlasting verkort van voorheen 10 naar 8 jaar). De bonnen zijn voorzien van doorlopende Z-nummers. De belastingdienst kan door deze nummering snel herkennen of er een Z-bon ontbreekt.

Moet een Z-bon dagelijks worden opgesteld?

De Z-bon moet dagelijks worden opgesteld. Hij vormt de afrekening van alle dagafsluitingen en moet bij de documenten van de kassavoering worden gevoegd.

Mogen individuele registraties na het afdrukken van de Z-bon worden verwijderd?

Nee. Alle individuele registraties moeten 8 jaar worden bewaard. Er geldt een plicht tot individuele registratie, waarbij alle transacties afzonderlijk moeten worden opgeslagen.

---

Beeldbron: ©iStock.com / FlamingoImages