Bewaartermijnen voor handelsdocumenten

De bewaartermijn geeft aan hoe lang handelsdocumenten moeten worden bewaard. Als algemene regel geldt dat papieren op een georganiseerde manier moeten worden bewaard. Oude documenten moeten achteraan in de map worden opgeborgen en nieuwe documenten vooraan. Het doel van deze organisatie is om documenten snel terug te kunnen vinden, zelfs oudere documenten. Zakelijke transacties kunnen immers jaren nadat het contract is afgesloten nog steeds een rol spelen, daarom is het niet alleen de moeite waard om belangrijke papieren te bewaren, het is zelfs verplicht! Individuele bewaartermijnen zijn vastgelegd voor verschillende documenten en vastgelegd in verschillende wetten. In andere gevallen worden bewaartermijnen bepaald door de sector, zoals in de voedselproductie of het openbaar bestuur.

Waar zijn de wettelijke bewaartermijnen voor commerciële documenten geregeld?

Bewaartermijnen voor commerciële documenten worden voornamelijk geregeld door de belasting- en handelswetgeving. De relevante vereisten voor de belastingwetgeving zijn te vinden in de Duitse belastingwetgeving (AO), terwijl alle informatie voor de handelswetgeving is vastgelegd in de Duitse handelswetgeving (HGB). Er zijn andere termijnen voor het bewaren van handelsdocumenten in onder andere het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht. Ondernemers die gedetailleerde informatie willen over de termijnen die op hen van toepassing zijn, kunnen dit ook krijgen bij het federale ministerie van Financiën (BFM). Hoewel de bewaartermijnen van elkaar verschillen, moeten ze altijd worden nageleefd. Als dat niet gebeurt, kan dat leiden tot boetes en fiscale sancties.

Wat zijn de bewaartermijnen en op welke documenten zijn ze van toepassing?

Er geldt een bewaartermijn van 10 jaar voor bepaalde documenten, zoals bepaald in de Duitse wet op de belasting toegevoegde waarde (UStG). Boeken, bescheiden, managementrapporten en facturen behoren tot deze groep documenten. Jaarrekeningen, inventarissen, balansen en boekhoudkundige bonnen moeten hier ook worden genoemd. Documenten die niet tot de eerste groep behoren, moeten 6 jaar worden bewaard. Dit geldt voor alle ontvangen zakelijke brieven en reproducties van verzonden zakelijke brieven. Documenten die belangrijk zijn voor belastingdoeleinden moeten ook 6 jaar worden bewaard. Regelmatige uitgaven, zoals kassarollen, EC-rollen of kassarollen, moeten worden gedocumenteerd. Belangrijk om te weten: De bewaartermijn voor contracten begint pas nadat ze zijn verlopen. In het bedrijfsleven moet het merendeel van alle documenten dus worden bewaard. Particulieren moeten echter ook voldoen aan de archiveringsvoorschriften.

Is er een wettelijke bewaartermijn voor documenten van particulieren?

Correspondentie die plaatsvindt tussen een particulier en een bedrijf wordt "privé-zakelijk" genoemd. In tegenstelling tot zuiver zakelijke correspondentie hoef je sommige privédocumenten slechts twee jaar te bewaren. Het archiveren van facturen en fiscaal relevante documenten is geregeld in de UStG. De wet is vooral van invloed op huiseigenaren die bouw- en renovatiewerkzaamheden laten uitvoeren door bedrijven. Documenten met een garantieverplichting vormen een uitzondering. Het is raadzaam om deze documenten 5 jaar te bewaren. Particulieren zijn verplicht om documenten in overeenstemming met de regelgeving te bewaren om de preventie van illegale arbeid te ondersteunen.

Welke documenten moeten permanent worden bewaard en waarom?

Als de bewaartermijn voor documenten is verstreken, mogen de documenten worden weggegooid. Er zijn echter ook documenten voor ondernemers die nooit mogen worden vernietigd en voor onbepaalde tijd moeten worden bewaard. Bijvoorbeeld gerechtelijke uitspraken, bouwtekeningen en andere eigendomsdocumenten moeten altijd worden bewaard. Hetzelfde geldt voor luchtvaartdocumenten, ingenieursdossiers of burgerlijke standboeken. Er zijn ook regels voor het bewaren van medische documenten in de bedrijfssector. Voor patiëntendossiers na afloop van een onderzoek geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Voor dossiers met betrekking tot de stralingsbescherming en röntgenverordening en voor transcripten volgens de transfusiewet gelden termijnen van 15 tot 30 jaar. Beeldbronnen: ©istock.com - thomas-bethge / ©istock.com - djedzura / ©istock.com - AndreyPopov /. ©istock.com - XiXinXing