Bewaartermijnen voor handelsdocumenten

De bewaartermijn geeft aan hoelang zakelijke documenten bewaard moeten worden. In beginsel geldt: papieren moeten geordend worden bewaard. In de map worden oude stukken achteraan opgeborgen, nieuwe documenten vooraan. Doel van deze ordening is om documenten snel terug te vinden, ook oudere. Zakelijke transacties kunnen immers ook jaren na het sluiten van een overeenkomst nog een rol spelen, waardoor het bewaren van belangrijke papieren niet alleen loont, maar verplicht is! Voor verschillende documenten gelden individuele bewaartermijnen die in diverse wetten zijn vastgelegd. Daarnaast zijn bewaartermijnen per branche geregeld, zoals bijvoorbeeld in de levensmiddelenproductie of het openbaar bestuur.

Waar zijn de wettelijke bewaartermijnen voor zakelijke documenten geregeld?

Bewaartermijnen voor zakelijke documenten worden voornamelijk geregeld door het belasting- en handelsrecht. De bijbehorende voorschriften staan voor het belastingrecht in de Abgabenordnung (AO), terwijl alle bepalingen voor het handelsrecht in het Handelsgesetzbuch (HGB) zijn vastgelegd. Andere termijnen voor het bewaren van zakelijke documenten zijn onder meer te vinden in het arbeidsrecht of het socialezekerheidsrecht. Ondernemers die gedetailleerde informatie willen over de voor hen geldende termijnen, kunnen deze ook bij het Bundesfinanzministerium (BFM) opvragen. De bewaartermijnen verschillen weliswaar van elkaar, maar moeten in elk geval worden nageleefd. Anders dreigen boetes en fiscale nadelen.

Welke bewaartermijnen zijn er en voor welke documenten gelden deze?

Voor bepaalde documenten geldt een bewaartermijn van 8 jaar, vastgelegd in de Umsatzsteuergesetz (UStG, de Duitse btw-wet). Deze termijn is door de Vierde Bürokratieentlastungsgesetz sinds 2025 verkort van voorheen 10 naar 8 jaar. Boeken, notities, jaarverslagen en facturen behoren tot deze groep documenten. Ook jaarrekeningen, inventarissen, balansen en boekingsbewijzen vallen hieronder. Documenten die niet in de eerste groep vallen, moeten 6 jaar worden bewaard. Dit betreft alle ontvangen zakelijke brieven en kopieën van verzonden zakelijke brieven. Eveneens 6 jaar moeten worden bewaard: documenten die van belang zijn voor de belastingzaken. Regelmatige uitgaven, bijvoorbeeld voor kassarollen, pinrollen of kassarollen, moeten aantoonbaar zijn. Belangrijk om te weten: voor contracten begint de bewaartermijn pas na afloop ervan. In het zakelijke domein moet dus een groot deel van alle documenten worden bewaard. Maar ook particulieren moeten zich aan voorschriften voor archivering houden.

Is er een wettelijke bewaartermijn voor documenten van particulieren?

Correspondentie die plaatsvindt tussen een particulier en een bedrijf, wordt aangeduid als "privé-zakelijk". In tegenstelling tot puur zakelijke documenten hoeft u deels particuliere documenten slechts twee jaar te bewaren. De archivering van facturen en fiscaal relevante documenten is geregeld in de UStG. Vooral huiseigenaren die bouw- en renovatiewerkzaamheden door bedrijven laten uitvoeren, worden door de wet getroffen. Een uitzondering vormen documenten met garantieverplichting. Het is raadzaam deze documenten gedurende een periode van 5 jaar te bewaren. Particulieren zijn verplicht documenten volgens de voorschriften te bewaren om het tegengaan van zwartwerk te ondersteunen.

Voor welke documenten geldt een permanente bewaarplicht en waarom?

Wanneer de bewaartermijn voor documenten is verstreken, mogen de documenten worden vernietigd. Er zijn voor ondernemers echter ook documenten die nooit vernietigd mogen worden en onbeperkt bewaard moeten worden. Zo moeten bijvoorbeeld rechterlijke uitspraken, bouwtekeningen en andere perceeldocumenten altijd worden bewaard. Hetzelfde geldt voor luchtvaartdocumenten, machinebouwdossiers of registers van de burgerlijke stand. Daarnaast gelden er voorschriften voor het bewaren van medische documenten binnen het bedrijf. Een bewaartermijn van 10 jaar voor patiëntendossiers moet worden aangehouden na afronding van een onderzoek. Termijnen van 15 tot 30 jaar gelden voor dossiers met betrekking tot de Strahlenschutz- en Röntgenverordnung (stralingsbescherming en röntgenverordening), evenals voor aantekeningen volgens de Transfusionsgesetz (transfusiewet). Bildquellen: ©istock.com – thomas-bethge / ©istock.com – djedzura / ©istock.com – AndreyPopov / ©istock.com – XiXinXing