Kassaverplichting: De juridische situatie in een oogopslag

Deze voorwaarden vallen onder de kassaverplichting in Duitsland

De Kassaverordening bepaalt dat elk bedrijf dat contante inkomsten aan de winkelkassa boekt, een kassa nodig heeft. Deze verordening geldt sinds 1 januari 2017. Het doel ervan is om alle binnenkomende contanten probleemloos te kunnen traceren en zo belastingontduiking te bemoeilijken. Kassagegevens moeten sindsdien aan de volgende criteria voldoen:

• controleerbaar
• volledig
• juist
• reglementair
• tijdig

Dienovereenkomstig wordt een hoge eis gesteld aan de manipulatiebestendigheid van kassasystemen. Controleurs van de belastingdienst zijn daarom sinds 2018 bevoegd tot een onaangekondigde kassacontrole.

In Duitsland geldt momenteel nog geen algemene kassaplicht. Onder bepaalde voorwaarden is het momenteel nog mogelijk om een open kassasysteem zonder elektronisch systeem te voeren.

Toch biedt een elektronische kassa ook voor winkeliers duidelijke voordelen: de boekhouding en de belastingafdracht verlopen aanzienlijk sneller. Omzetten kunnen zonder omslachtig verzamelen van bonnen worden nagegaan en aan de belastingdienst worden doorgegeven. Ook de zogenoemde Z-bon kan automatisch worden aangemaakt, zodat de dagafsluitingen niet handmatig hoeven te worden uitgesplitst.

Voor deze bedrijven geldt de kassaplicht

In principe geldt de kassaplicht voor alle bedrijven die contante inkomsten boeken.

Uitzonderingen op de kassaplicht

Uitzonderingen gelden voor ondernemers die buiten een vaste winkel hun werk verrichten. Een typisch voorbeeld hiervan zijn straat- en marktverkopers. Hetzelfde geldt voor mobiele beroepen. Biedt u bijvoorbeeld als kapper uw diensten ook bij klanten thuis aan, dan bent u vrijgesteld van de kassaplicht. Verkoop- en dienstautomaten zijn eveneens uitgezonderd van de plicht.

Toch geldt ook voor alle uitzonderingen dat een volledig kasboek moet worden bijgehouden. Het kan daarom voor u zinvol zijn, ondanks het wegvallen van de kassaplicht, om op andere registratiesystemen terug te vallen – want dit bespaart onnodige ergernis bij een bedrijfscontrole. Daar komt bij dat nu de bonplicht 2020 geldt. U moet daarom als ondernemer de klant een schriftelijk bewijs van hun aankoop verstrekken – ongeacht of dit gewenst is of niet.

Om aan de verplichting tot het uitreiken van een bon te kunnen voldoen, vindt u bij ROLLENLAND milieuvriendelijke eco-bonrollen. Laat uw klanten zien dat u op duurzaamheid inzet!

Eisen aan het kassasysteem: manipulatiebestendigheid centraal

De kassaplicht heeft alleen zin als een hoge manipulatiebestendigheid van het kassasysteem gewaarborgd is. Daarom gelden sinds 2020 strengere richtlijnen. Zo moet de kassa bijvoorbeeld beschikken over een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening, kortweg TSE. Mocht uw bestaande systeem deze TSE-voorziening niet hebben, dan bent u verplicht deze te installeren.

De precieze voorwaarden regelt de Kassawet. Omdat het ombouwen van het kassasysteem zeer kostbaar kan zijn, werd een overgangstermijn tot 30 september 2020 vastgesteld. Tot die datum kon u uw naderhand uit te rusten kassa's op de nieuwste stand brengen. Mocht uw systeem niet naderhand uit te rusten zijn, dan mag u dit nog tot eind 2022 gebruiken. Uiterlijk vanaf 2023 moeten echter alle bedrijven die onder de kassaplicht vallen een passend kassasysteem kunnen tonen.

De tijdlijn rond de kassaplicht – zo houdt u het overzicht

GoBD: voorschriften voor correcte boekhouding in elektronische vorm

De beginselen voor de correcte voering en bewaring van boeken, kortweg GoBD, schrijven voor dat bedrijven een navolgbare boekhouding in elektronische vorm moeten voeren. In dit verband loont het de moeite om een elektronische kassa in te voeren, om de administratieve last te verminderen – en te voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Bezoek van de belastingdienst: kassacontrole omwille van manipulatievrijheid

Sinds 2018 zijn medewerkers van de belastingdienst bevoegd tot een onaangekondigde kassacontrole. Zij mogen daarom het kassasysteem zonder vooraankondiging controleren. Mochten tijdens de kassacontrole tekortkomingen op het gebied van manipulatievrijheid worden vastgesteld, dan resulteert dit doorgaans in een uitgebreide bedrijfscontrole.

Verlengde overgangstermijn van de kassaplicht: vooruitblik op 2021

Vanwege de moeilijke financiële situatie als gevolg van de coronapandemie werd de overgangstermijn verlengd. De TSE-nabouw kan dus nog tot eind maart 2021 worden uitgesteld. Bijgevolg worden vastgestelde overtredingen vooralsnog niet bestraft. Of er vanwege Covid-19 met een verdere verlenging rekening moet worden gehouden, staat nog niet vast.

Beeldbronnen

Titelbeeld: ©iStock.com - humonia

Tijdlijn: ©rollenland.de