Horecabonnen correct invullen – waar moet u op letten?

Representatiebewijzen in verschillende formaten

Veel horecaondernemers zoeken naar een sjabloon voor een representatiebewijs om af te drukken of in te vullen. Er is echter een veel eenvoudigere oplossing: representatiebewijs-thermische rollen hebben het volledige voorbedrukte formulier al op de achterzijde staan. De gewone kassabon uit het restaurant wordt hierdoor automatisch een geldig representatiebewijs – uw gasten hoeven alleen nog de persoonlijke gegevens aan te vullen, in plaats van een apart formulier te zoeken, af te drukken of over te typen. Een apart sjabloon of pdf-download is daardoor helemaal niet meer nodig.

Komt er een verzoek om een representatiebewijs van de klant, dan moet dit idealiter binnen korte tijd te maken en in te vullen zijn. U kunt hiervoor ofwel voorbedrukte formulieren gebruiken, waaraan later de representatierekening wordt geniet, of u kiest voor een thermische kassarol met representatiebewijs als voordruk op de achterzijde. Zo'n oplossing is een uitstekende service voor uw klanten. Zij hoeven niet langer twee documenten – representatiebewijs en rekening – maar slechts één document te bewaren. Het archiveren kan zo eenvoudiger en sneller verlopen.

Kassarollen met representatiebewijs als voordruk – geschikt voor uiteenlopende systemen

Door het gebruik van kassarollen met representatiebewijs-voordruk ontstaan er verschillende voordelen. De oplossing is voor alle restaurants op vergelijkbare wijze bruikbaar, aangezien kassasystemen doorgaans over uniforme maatvoorschriften voor kassarollen beschikken. Het zou dan ook eenvoudig moeten zijn om ook voor uw eigen systeem een passende voordruk te vinden en in de toekomst de werktijd van uw medewerkers nog efficiënter te benutten. Bovendien gaat het om een eenvoudige kosten-batenafweging, die snel aantoont dat de aanschafkosten zich terugverdienen door het gemak in gebruik en de tijdsbesparing. Nu hoeft u alleen nog uw medewerkers hierin te trainen, zodat zij het representatiebewijs ook correct kunnen invullen.

Noodzakelijke gegevens op het representatiebewijs-voordruk

Veel horecaondernemers weten niet hoe ze een representatiebewijs correct moeten invullen, zodat dit ook door de belastingdienst van de klant wordt erkend. Daarbij wordt in principe onderscheid gemaakt tussen representatiekosten onder en boven 150 euro, aangezien de hoogte van de kosten van invloed is op de eisen van de belastingdienst.

In principe moeten bij beide varianten de volgende basisgegevens over de klantrepresentatie worden vermeld:

• naam en adres van het restaurant
• de datum van de representatie
• de genuttigde gerechten en dranken alsmede de prijzen daarvan
• het nettobedrag
• het btw-tarief en het bijbehorende btw-bedrag
• het brutobedrag

Wordt bij de representatie het bedrag van 150 euro overschreden, dan moeten er aanvullende gegevens worden vermeld. In dat geval moeten ook de namen van de ontvangen personen op het representatiebewijs worden ingevuld. Ook naam en adres van de gastheer, het btw-identificatienummer van het restaurant en het factuurnummer moeten dan vermeld staan. Ontbreken deze elementen, dan kan de gastheer in het slechtste geval het representatiebewijs niet gebruiken om de maaltijd fiscaal als bedrijfskosten op te voeren.

Daarnaast is het aan te raden de reden van de representatie op het bewijs te vermelden. Afhankelijk van de vraag of het gaat om een maaltijd met klanten of met medewerkers, en wat de aanleiding is, gelden namelijk verschillende regels bij de afrekening: zakelijke maaltijden met klanten kunnen voor 70 procent fiscaal worden verwerkt, terwijl maaltijden met medewerkers voor 100 procent aftrekbaar zijn.

Betaalprocessen nog efficiënter maken

Met een representatiebewijs-voordruk is het invullen eenvoudig en snel gedaan. Zo kunnen uw medewerkers veel tijd besparen bij het betaalproces en krijgen zij op de lange termijn extra ruimte om zich nog intensiever met uw gasten bezig te houden. Juist tijdens de bekende piekuren rond de middag of in de avonduren kan deze eenvoudige maatregel al een duidelijk effect hebben op de eigenlijke tijd en kwaliteit van de bediening. Passende thermische rollen, die precies dit voordeel bieden, vindt u ook hier bij ROLLENLAND.

Veelgestelde vragen over het representatiebewijs

Wie moet het representatiebewijs ondertekenen?

Het representatiebewijs moet door de gastheer worden ondertekend, niet door het restaurant. De handtekening bevestigt de juistheid van de gegevens ten opzichte van de belastingdienst.

Heb ik voor representatiekosten onder 150 euro minder gegevens nodig?

Ja. Tot 150 euro volstaan het adres en de datum van het restaurant, de genuttigde gerechten en dranken evenals het factuurbedrag. Pas daarboven zijn ook de namen van de ontvangen personen, de gastheer, het btw-identificatienummer en het factuurnummer vereist.

Moet op het representatiebewijs de aanleiding worden vermeld?

Ja, de reden van de representatie moet altijd worden vermeld. Deze bepaalt mede of de kosten voor 70% (zakelijke maaltijd met klanten) of voor 100% (representatie van eigen medewerkers) aftrekbaar zijn.

Beeldbronnen: ©istock.com / Ridofranz; ©istock.com / Ridofranz