Welke POS-systemen zijn er? Verschillen & overeenkomsten

Kassasysteem-types: welke kassasystemen zijn er in de detailhandel en waarvoor zijn ze geschikt?

Een kassasysteem moet helpen om de dagelijkse werkzaamheden in het bedrijf te vergemakkelijken. Werkprocessen worden efficiënter, zodat het verkoopproces kan worden versneld. In de praktijk werkt dit heel goed met een combinatie van afgestemde soft- en hardware. Bij een iPad-kassasysteem is bijvoorbeeld kassabediening met slechts een paar klikken mogelijk. Ook de boekhouding en andere omzetten kunnen flexibel worden geraadpleegd. Zo kunnen medewerkers in de horeca direct bij de klant de rekening opvragen of bestellingen doorsturen en zijn ze niet afhankelijk van een vast apparaat.

In principe zijn er vijf verschillende soorten kassasystemen:

• Open winkelkassa's
• Elektronische kassa's
• PC-kassa's
• POS-kassasystemen (Point of Sale)
• iPad-kassasystemen

Daarbij behoren de open winkelkassa's en de elektronische kassa's strikt genomen niet tot de kassasystemen. Kassasystemen zijn uitgerust met uitgebreide functies en gekoppeld aan een kassasoftware. Dat is bij beide varianten niet het geval.

Open winkelkassa's

De open winkelkassa, ook wel ladekassa genoemd, kent u zeker nog uit oude winkels. Deze kassa heeft geen enkele technische functie. Contante inkomsten worden handmatig geregistreerd en in het kasboek genoteerd. Ook kassabonnen moeten handmatig worden opgesteld. De tijdsinvestering is groter dan bij andere kassasystemen en er is een verhoogd foutrisico. De wetswijziging van de Kassawet 2022 (KassenSichV) voorziet in de afschaffing van open winkelkassa's. Bedrijven die nog een niet-elektronisch systeem gebruiken, moeten uiterlijk in 2022 een kassa hebben die aan de eisen van de belastingdienst voldoet.

Elektronische kassa's

Elektronische kassa's behoren eveneens niet meer tot de nieuwste standaard in winkels. Naast een ingebouwde kassalade voor contant geld beschikken ze ook over een geïntegreerde bonprinter. Deze kassa registreert uitsluitend betalingstransacties en is daarbij niet gekoppeld aan een kassasoftware. Bij een verkoop kan de prijs of het artikelnummer handmatig worden ingevoerd of de barcode via een scanner worden ingelezen. Nadat alle artikelen zijn ingevoerd, bepaalt de kassa het te betalen totaalbedrag en gaat de kassalade open.

De juiste registratie van de omzetten is dus afhankelijk van de nauwkeurige artikelinvoer door de medewerkers. Omdat dit type kassa in het verleden vaak werd gebruikt voor belastingontduiking, controleert de belastingdienst de naleving van de correcte boekhouding (GoBD) nauwlettend. Om in de toekomst aan alle voorschriften te voldoen, moet u overstappen op een GoBD-conforme kassa.

PC-kassa's

Bij PC-kassa's wordt de kassasoftware op een pc geïnstalleerd. Het voordeel is dat de producten elektronisch kunnen worden vastgelegd en medewerkers de prijzen niet afzonderlijk hoeven in te voeren. Toch moet de kassasoftware compatibel zijn met het aanwezige besturingssysteem van de pc. Afhankelijk van de branche zijn PC-kassa's bovendien ongeschikt, omdat muis en toetsenbord op bijzonder drukke dagen weinig praktisch zijn gebleken.

POS-kassasystemen

Dit kassasysteem kan individueel worden afgestemd op de vereisten van afzonderlijke branches. Ook wat de kassahardware betreft zijn deze systemen aanzienlijk flexibeler dan PC-kassa's: van kassaterminal tot het gebruik van desktopapparaten en tablets tot en met de smartphone is alles mogelijk. Betalingstransacties worden intern in een cloud opgeslagen, zodat de belastingdienst te allen tijde via export belangrijke gegevens ter beschikking kunnen worden gesteld. POS-kassasystemen kunnen probleemloos worden uitgebreid met extra kassa's, zodat ook filialen met dezelfde software kunnen worden uitgerust.

iPad-kassasystemen

Vergeleken met andere kassasystemen is een iPad-kassasysteem of tablet-kassasysteem wellicht de meest innovatieve POS-kassasysteem-oplossing. Dit is de technisch meest geavanceerde en flexibelste variant, die de fysieke winkel met de onlinehandel verbindt. Een ander pluspunt is de bewegingsvrijheid: medewerkers kunnen zich met de tablet vrij door de winkel bewegen. De tablet dient niet alleen voor afrekening, maar is ook een informatiebron tijdens het klantgesprek. Ook het beheer van tegoedbonnen verloopt op deze manier probleemloos. Aan het einde van de werkdag kunt u de hardware eenvoudig opbergen in een willekeurige beveiligingsvoorziening zoals een kluis of afsluitbare kast, zodat het risico op diefstal wordt geminimaliseerd. De draagbare apparaten kunnen dankzij hun formaat optimaal worden opgeborgen.

Kassasystemen vergeleken

Veelgestelde vragen

Beeldbron:
Titelbeeld: ©iStock.com – Lenti Hill