Kascontrole - idealiter voorbereid op de kascontrole

Wat wordt bedoeld met een kassa-inspectie?

Een in 2018 ingevoerde wet geeft de belastingdienst de mogelijkheid tot onaangekondigde controle van de kassa bij belastingplichtige bedrijven. Als voorcontrole binnen het risicomanagement en ter bescherming tegen achteraf doorgevoerde "aanpassingen" moet kassamanipulatie worden tegengegaan. Zelfs als u ondanks de kassaregistratieplicht nog met een kasboek mag werken, geldt de kassa-inspectie voor u, want deze kan onafhankelijk van uw kassasysteem worden uitgevoerd. Naast de kassacontrole kunnen ook testruns en inzage in relevante documenten zoals het kasboek, rapporten en boekingen, evenals de technische controle van het kassasysteem en het voorraadbeheersysteem, worden geëist.

Waar kan een kassa-inspectie worden uitgevoerd?

Alle bedrijven die een kassa bezitten en veel met contant geld te maken hebben, kunnen worden verrast met een controle van hun kassavoering. De belastingdienst gaat hierbij vaak handig te werk: de controlerende persoon begint het verloop van de kassa-inspectie met een gewone aankoop en geeft zich na de afrekening te kennen als controleur. Om te voorkomen dat er überhaupt manipulaties van digitale registraties plaatsvinden, is een technische beveiligingsvoorziening van groot belang. Omdat ook de bonplicht verplicht is, moeten er altijd voldoende kassarollen aanwezig zijn.

Hoe verloopt een kassa-inspectie?

Alle medewerkers moeten voorbereid zijn op een kassa-inspectie. Dit komt doordat het onaangekondigde bezoek met alle teamleden tijdens de openingstijden van het betreffende bedrijf kan worden uitgevoerd. Bij het verloop van de kassa-inspectie kunt u zich op de volgende stappen instellen:

1. Incognito-aankoop door de controlerende persoon, met aandacht voor de juiste afrekening
2. Overleggen van dienstlegitimatie en document met machtiging voor de inspectie
3. Controle van het kassasysteem en de kassavoorraad door middel van een kasopname of het meenemen van de gegevens

Werkt u met een open winkelkassa, dan is een kasopname de gebruikelijke werkwijze. Doorgaans bieden bijvoorbeeld Epson-bonprinters de mogelijkheid om in aanwezigheid van de controlerende persoon een tussenrapport af te drukken en de waarden daarop te vergelijken met uw kassavoorraad. Controleurs mogen bovendien testruns en inzage in procesdocumentatie eisen.

Op verzoek moet u uw kassagegevens overhandigen, zodat de controle bij de belastingdienst mogelijk is. Dit kan via gegevensoverdracht of met behulp van een geschikte gegevensdrager.

Overigens: worden de gegevens niet ter plaatse bewaard, dan kan de controlerende persoon bij uw boekhoudkantoor eisen dat de gegevens worden overlegd – en dat onaangekondigd. Bevinden de gegevens zich bij een belastingadviseur, dan moet de kassacontrole met een redelijke termijn worden aangekondigd.

Hoe kunnen bedrijven zich op een kassa-inspectie voorbereiden?

Stel een checklist met gedragsregels op en neem deze met alle medewerkers door. Zorg ervoor dat uw procesdocumentatie altijd op orde is en stem dit af met uw belastingadviseur. Hecht waarde aan een correct verloop van het afrekenproces. Dat betekent:

1. Kassabon afdrukken en overhandigen
2. Afdruk van technische beveiligingsvoorzieningen op kassa- en thermische rollen
3. Sluiten van de kassalade na geldtransactie

Conclusie

Bij een correcte kassavoering vormt een kassa-inspectie in uw bedrijf geen probleem. Bovendien bestaat de mogelijkheid dat u bij een goede voorbereiding en succesvolle uitvoering van de interne lijst van de belastingdienst wordt geschrapt en de tijdrovende controle daardoor minder vaak bij u plaatsvindt.

Veelgestelde vragen over de kassa-inspectie

Is een kassa-inspectie ook bij bedrijven zonder kassasysteem toegestaan?

Ook zonder elektronisch systeem is de kassa-inspectie toegestaan. Doorgaans bestaat deze uit een kasopname, controle van de dagelijkse kassarapporten van voorgaande dagen en een aansluitende loonbelastinginspectie.

Wanneer moeten ondernemers rekening houden met een kassa-inspectie?

Wordt er in uw bedrijfsomgeving vaak contant betaald, dan is een kassa-inspectie waarschijnlijk. Een controlebezoek is eveneens realistisch als in uw belastingaanslag de vermelding van voorbehoud van naheffing volgens § 164 AO voorkomt. In beginsel moet u altijd rekening houden met een kassacontrole.

Beeldbron:
Titelbeeld: ©iStock.com – soleg