Door ROLLENLAND

18.11.2020

GoBD-kasregisters - kasregisters moeten aan deze vereisten voldoen

Veiligheid is vooral belangrijk in tijden van de coronavirus pandemie. Deze vereiste geldt echter niet alleen voor de gezondheid van mensen. Veiligheid is ook erg belangrijk voor de dagelijkse boodschappen. Moderne kassa's moeten voldoen aan belangrijke eisen van de Beginselen voor het juist bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens (GoBD), die sinds januari 2015 van kracht zijn. We leggen uit wat dit inhoudt en hoe belangrijk een GoBD-conform kasregister is.

Deel via:

GoBD: Kassen müssen manipulationssicher sein.

GoBD: wat betekent deze afkorting?

In een schrijven van het Duitse ministerie van Financiën (Bundesfinanzministerium) worden sinds januari 2015 de geldende beginselen voor de correcte voering en bewaring van boeken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm, alsmede voor gegevenstoegang (GoBD) geregeld. Het voorschrift regelt de voorwaarden die gelden voor een correcte boekhouding en heeft in het bijzonder ook betrekking op digitale en elektronische gegevens. In het voorschrift worden ook eisen gesteld aan de werking van kassasystemen, waardoor veel oude kassasystemen hun toelating verliezen en een verplichting tot een kassasysteem zijn intrede doet in een groot deel van de winkels. Kassa's die aan alle eisen voldoen, worden vaak ook GoBD-kassa's genoemd.

GoBD-kassa's: dit zijn de eisen

Om als GoBD-conform te gelden, worden er enkele eisen gesteld aan de functionaliteit van de systemen. Hiertoe behoren:

  • Manipulatiebestendigheid en onveranderbaarheid
  • Registratie van alle binnenkomende en uitgaande betalingen als individuele vastlegging
  • Het bijhouden van een elektronisch kasboek.

De mogelijkheid tot belastingontduiking wordt hierdoor aanzienlijk bemoeilijkt en de kascontrole en bedrijfscontrole door de Belastingdienst wordt vereenvoudigd.

Het klassieke, handmatige kasboek komt bij GoBD-kassasystemen te vervallen, omdat de gegevens automatisch worden opgeslagen en met een druk op de knop alle kassagegevens kunnen worden afgedrukt. Bovendien regelt de GoBD-richtlijn de gegevensbewaring, waardoor de volgende informatie moet worden gearchiveerd:

  • Alle in het kassasysteem opgeslagen artikelen met prijzen
  • Gegevens over programmeringen en wijzigingen van stamgegevens (procesdocumentatie)
  • alle inkomsten
  • Gebruiksaanwijzing van de kassa
  • Programmeerhandleiding van de kassa

Deze regels gelden voor de omgang met controlebestendige kassa's

Alle bedrijven en winkels die niet mobiel onderweg zijn, moeten een kassasysteem kunnen tonen dat conform de Belastingdienst is. Dit moet dus in elk geval ook een GoBD-conforme kassa zijn. Sinds 2020 moeten de systemen bovendien beschikken over een gecertificeerde TSE (technische beveiligingsvoorziening). U als winkeleigenaar moet deze voorschriften in elk geval naleven, aangezien bij niet-naleving hoge boetes tot wel 25.000 euro kunnen dreigen. Alleen met een TSE-kassasysteem zit u aan de veilige kant. De passende kassabonrollen voor uw kassasysteem vindt u in onze shop.

Wanneer de controle door de Belastingdienst eraan komt

Alle bedrijven en winkels die niet mobiel onderweg zijn, moeten een kassasysteem kunnen tonen dat conform de Belastingdienst is. Dit moet dus in elk geval ook een GoBD-conforme kassa zijn. Sinds 2020 moeten de systemen bovendien beschikken over een gecertificeerde TSE (technische beveiligingsvoorziening). U als winkeleigenaar moet deze voorschriften in elk geval naleven, aangezien bij niet-naleving hoge boetes tot wel 25.000 euro kunnen dreigen. Alleen met een TSE-kassasysteem zit u aan de veilige kant.

GoBD – zo werd de richtlijn ingevoerd

De in januari 2015 ingevoerde GoBD verving de voorheen geldende beginselen voor gegevenstoegang en de controleerbaarheid van digitale documenten (GDPdU) en de beginselen van correcte, met IT ondersteunde boekhoudsystemen (GoBS). Sinds 2020 gelden bovendien strengere eisen aan de elektronische functionaliteiten van kassasystemen. De wijziging van de eisen heeft steeds als doel belastingontduiking zoveel mogelijk te voorkomen.

Daarmee zijn vrijwel alle winkels verplicht om een GoBD-kassasysteem te gebruiken. Een uitzondering geldt voor winkels waar uitsluitend giraal betalingsverkeer plaatsvindt. Hier kunt u ook terugvallen op andere systemen en kassatypen.

FAQ: veelgestelde vragen over GoBD-kassa's

Wat betekent GoBD-conform?

De GoBD is een voorschrift van het Duitse ministerie van Financiën, dat nauwkeurige eisen stelt aan de opslag en registratie van elektronische betalingsgegevens. Kassa's zijn alleen GoBD-conform als ze aan alle noodzakelijke voorwaarden voldoen.

Is een elektronische kassa verplicht?

De eisen die in de GoBD worden gesteld, zijn alleen met een elektronische kassa te realiseren. Daarom kan sinds 2015, op enkele uitzonderingen na, gesproken worden van een verplichting tot een elektronische kassa in Duitsland.

Zijn kassasystemen verbonden met de Belastingdienst?

Kassasystemen zijn niet direct verbonden met de Belastingdienst en worden ook niet rechtstreeks door haar bewaakt. Wel mag de Belastingdienst ook onaangekondigd een kascontrole uitvoeren.

Wie moet sinds 2020 een kassasysteem hebben?

Zodra er in uw winkel met contant geld wordt betaald, bent u verplicht een kassasysteem te gebruiken. Daarmee zijn bijna alle winkels verplicht om een kassasysteem te gebruiken.

Beeldbronnen
Titelbeeld: ©iStock.com - AndreyPopov

Vergelijkbare artikelen