Ontvangsten bewaren - deadlines, verplichtingen en aanbevelingen

Wat pleit ervoor om kassabonnen te bewaren?

Particulieren moeten vooral voor garantiegevallen hun kassabonnen bewaren, bijvoorbeeld wanneer een apparaat niet meer werkt en het in het kader van de garantie moet worden gerepareerd. Hoewel retourneren ter beoordeling van de handelaar is, staan klanten zo aan de veilige kant. Hetzelfde geldt wanneer een product niet bevalt en de klant het om die reden wil terugbrengen.

Zelfstandigen en bedrijven hebben kassabonnen en facturen nodig voor hun boekhouding en moeten deze bij twijfel aan de belastingdienst kunnen overleggen.

Hoe lang moeten kassabonnen worden bewaard?

Absoluut bewaren moet u facturen van vakmensen, ook als het om kleine bedragen gaat. Als u verhuurder bent, geldt een bewaartermijn van tien jaar, voor alle anderen twee jaar. Ook voor meubels en andere grote of dure aankopen moet u de bon minstens tot het verstrijken van de garantie bewaren. Nog beter is het om deze facturen permanent te archiveren, om ze bij een schadegeval aan de inboedelverzekering of de aansprakelijkheidsverzekering te kunnen overleggen.

De facturen voor gereedschap en sportartikelen moet u minstens tien jaar bewaren. Doet zich hier een schadegeval voor, dan kunt u ook tien jaar na de aankoop nog smartengeld van de fabrikant eisen.

Kassabonnen van de bakker of uit de supermarkt hoeven particulieren doorgaans niet te bewaren. Zelfstandigen die bijvoorbeeld aankopen van de belasting willen aftrekken, moeten ook hier de kassabon bewaren. De wettelijke bewaartermijn voor zelfstandigen bedraagt acht jaar (sinds 2025 door de Vierde Wet Bureaucratie-ontlasting verkort van voorheen tien naar acht jaar). Kassabonnen moeten ook dan worden bewaard wanneer de belastingaanslag al is ontvangen.

Garantie, waarborg en omruilen zonder kassabon

Voor de wettelijke garantie hebben klanten niet per se een bon of een kwitantie nodig. Binnen het eerste halfjaar na aankoop van een product moet de handelaar dit terugnemen of ruilen. De klant hoeft alleen te bewijzen dat hij het artikel bij de betreffende handelaar heeft gekocht. Dat kan niet alleen met de kassabon, maar ook:

• met het boekingsbewijs
• door een getuigenverklaring bij een contante aankoop

Anders ligt het wanneer intacte waar geruild moet worden. Er bestaat geen wettelijke terugnameplicht. Of waren zonder gebreken kunnen worden geruild en of daarvoor de kassabon nodig is, bepaalt de verkoper. Of een handelaar de fabrieksgarantie verleent, ligt eveneens in diens beoordeling. Bovendien is het zijn beslissing of klanten voor het beroep op de garantie de kassabon moeten bewaren en overleggen.

Kassabonnen bewaren: analoog of digitaal?

Wanneer een kassabon of een factuur vereist is, of het nu voor de belastingdienst of voor garantieaanspraken is, is doorgaans het origineel vereist. Als u een kassabon bewaart, doet u dat het beste analoog. Omdat bonnen vaak worden afgedrukt op kassarollen van thermisch papier, bewaart u bonnen beschermd tegen licht en niet in plastic hoesjes. Want kassabonnen van thermisch papier zijn lichtgevoelig en vervagen snel.

Ter beveiliging kunt u kassabonnen toch kopiëren of digitaliseren. Zogenaamde bonnen-apps helpen daarbij.

Conclusie

Kassabonnen moeten minstens gedurende de garantietermijn van een product worden bewaard. Voor zelfstandigen gelden langere bewaartermijnen, ook na ontvangst van de belastingaanslag. Wie zeker wil zijn, bewaart de factuur van waardevolle aankopen, om ze bij een schadegeval aan de verzekering te kunnen overleggen. Voor juridische aanspraken is doorgaans het origineel nodig. Thermische etiketten en -bonnen vervagen echter snel, zodat een digitale back-up nuttig kan zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik een pin-kassabon bewaren?

Pin-kassabonnen moeten door handelaars, winkels en bedrijven acht jaar lang worden bewaard.

Zijn gekopieerde kassabonnen geldig?

Of u als handelaar gekopieerde kassabonnen accepteert, bijvoorbeeld wanneer de klant iets wil ruilen, ligt in uw beoordeling. Klanten moeten het origineel zo mogelijk bewaren, maar kunnen zich indekken met een digitale versie, bijvoorbeeld wanneer de bon vervaagt.

Hoe lang moeten kassabonnen worden bewaard?

Particulieren moeten kassabonnen zo lang bewaren als de garantie op een product geldt. Facturen van grotere aankopen kunnen ook langer worden bewaard. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt dat bonnen acht jaar lang moeten worden bewaard.

Beeldbron:Titelbeeld: ©iStock.com – Astrid860