Belangrijke informatie en onderdelen van een ontvangstbewijs

Wat moet er op een kassabon staan? Uiteraard zijn er voor de hand liggende gegevens die op geen enkele bon mogen ontbreken, zoals bijvoorbeeld de prijs en gegevens over datum en tijd. Maar bent u zich ook bewust van de wettelijke voorschriften of de gegevens bij contante of kaartbetaling? Wij vertellen u alle voorgeschreven onderdelen van een kassabon.

Wat moet er op een kassabon staan?

1. De wettelijke voorschriften

Kassabonnen tot een totaalbedrag van 250 euro (inclusief btw), die voldoen aan de eisen van § 33 UStDV, gelden als een kleinbedragfactuur. Wie met behulp van de kassabon een zakelijke uitgave fiscaal wil verwerken, moet rekening houden met de verlaagde bovengrens van 150 euro (netto). De belastingdienst vereist doorgaans de volgende gegevens op het kassabonnetje:

• Naam en adres van de opsteller van de bon (bedrijf)
• Omschrijving van de goederen
• Hoeveelheid en stukprijs (in de detailhandel brutoprijs, anders nettowaarde)
• btw-identificatienummer
• afzonderlijke btw-vermelding per btw-tarief (7% respectievelijk 19%)
• uitgiftedatum en -tijd

2. Aanvullende gegevens

Nadat aan de wettelijke minimumvereisten is voldaan, kunt u overige onderdelen van de kassabon zelf bepalen. Hierbij kunt u zich creatief uitleven en de kassabon bijvoorbeeld ook als reclame-oppervlak of voor klantenbinding gebruiken. Zo heeft u de mogelijkheid om uw kassabon tegelijk als lot voor prijsvragen, als aankondiging voor kortingsacties of als reclamemiddel voor uw website te gebruiken.

Alternatief kunt u uw klanten ook een vriendelijke boodschap of een groet op de bon achterlaten om uw klantenservice te benadrukken. Kassabonnen kunnen naast marketingdoeleinden ook hinwijzingen bevatten op bepaalde voorwaarden, zoals algemene voorwaarden of gegevens over omruiltermijnen of garanties.

Veranderen de onderdelen van de kassabon wanneer contant of met kaart wordt betaald?

Feit is: de hierboven genoemde, wettelijk voorgeschreven kassabon-omschrijving geldt altijd, ongeacht de betaalmethode. Toch is het raadzaam en gebruikelijk om de betaalmethode eveneens op de bon te vermelden. Dit stelt u bijvoorbeeld in staat om bij een reclamatie het bedrag via dezelfde betaalmethode terug te betalen aan de klant. Bij een moderne kassa wordt de betaalmethode al automatisch geregistreerd.

Biedt u incasso als betaaloptie aan bij kaartbetaling, dan moeten de onderdelen van de kassabon bovendien worden aangevuld met de volgende vier punten:

1. Machtiging tot incasso
2. Afhandeling van een storno-incasso
3. Sperlijst
4. Eigendomsvoorbehoud van de handelaar

Deze onderdelen kunnen in het kleine lettertje worden vermeld en door de klant met een handtekening of pincode-invoer worden bevestigd. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld ook de achterkant van de bon gebruiken.

Waar moet u op letten bij een „sprekende kassabon"?

De wettelijke verplichte gegevens over de onderdelen van een kassabon zijn voor alle soorten bonnen even belangrijk! Op een „sprekende kassabon", ook wel representatiebon genoemd, zijn de artikelomschrijvingen in duidelijke tekst zichtbaar. Vroeger bevatten kassabonnetjes alleen gegevens over de productgroep, bijvoorbeeld snoepgoed inclusief een prijsvermelding. Het was niet duidelijk waaraan het geld precies werd uitgegeven. Om die reden werden aanvullende kwitanties opgesteld met precieze vermelding van de goederen. Hedendaagse kassasystemen maken door raadpleging van het voorraadbeheersysteem doorgaans een exacte artikelomschrijving mogelijk, zodat een „sprekende kassabon" in de detailhandel nog slechts de uitzondering is. Terwijl in de horeca een representatiebon vaker voorkomt.

Dit staat u te wachten bij de bonplicht vanaf 2020

De Kassawet 2020 moet elektronische manipulatie ten behoeve van belastingontduiking bemoeilijken en voorziet daarom vanaf 1 januari 2020 in een verplichting tot het uitreiken van een bon. Op enkele uitzonderingen na moet onder de nieuwe regeling elke zakelijke partij een bon ontvangen. Overtredingen van de nieuwe regeling kunnen een bedrijf duur komen te staan – er dreigt een boete van tot wel 25.000 euro.

Onze conclusie over de onderdelen van de kassabon

Een kassabon is een transactiebewijs voor klanten, dat meestal op thermische rollen of klassieke kassarollen wordt afgedrukt. De onderdelen van de kassabon moeten daarbij aan enkele wettelijke voorschriften voldoen. U kunt de kassabon echter tegelijkertijd ook als informatie- en marketingmiddel gebruiken. Omdat de kassabon door de bonplicht vanaf 2020 verder aan belang zal winnen, moet u er absoluut op letten dat de kassabon-beschrijving aan de wettelijke voorschriften voldoet.

FAQ – Veelgestelde vragen over de onderdelen van een kassabon

Moet er een QR-code op de kassabon te vinden zijn?

De wijziging van de Kassensicherungsverordnung maakt het voor bedrijven voortaan niet langer nodig alle verplichte gegevens leesbaar af te drukken op de kassabon. Het volstaat om de gegevens in de vorm van een QR-code te vermelden. Er bestaat geen verplichting om een QR-code te gebruiken.

Wat is een kassabon?

Een kassabon documenteert de betaling van een aankoop. In tegenstelling tot kwitanties hoeft niet aan de vereisten van het schriftelijkheidsvoorschrift te worden voldaan.

Beeldbron: ©iStock.com / amnachphoto