Open kassa vs. elektronisch kassasysteem

De juiste kassa

De belangrijkste criteria bij de keuze voor een bepaald kassatype zijn de kosten- en beheerinspanning. Idealiter helpt een kassa om de dagelijkse werkprocessen te vereenvoudigen en zo efficiënter te maken.

De uitersten op het spectrum van kassatypes vormen de klassieke, open winkelkassa en hoogtechnologische elektronische kassasystemen. Meteen vooraf: ook na de wetswijziging per 1 januari 2021 zijn open winkelkassa's in ieder geval in Duitsland nog steeds toegestaan. Of het gebruik ervan voor u loont, is echter een andere vraag. In Oostenrijk geldt inmiddels op enkele uitzonderingen na een algemene registreerkassaplicht.

Wat is een open winkelkassa – definitie

Een open winkelkassa is de oorsprong van alle kassa's: een eenvoudige geldkist zonder enige technische franje. Contante inkomsten worden gesorteerd en de kassaregistratie gebeurt handmatig. Uw medewerkers stellen alle bonnetjes met de hand op en moeten ook eventuele contante uitgaven nauwkeurig documenteren, evenals kassastand en kassaverslag aan het einde van de dag. Sinds 2020 is het in Duitsland verplicht om het voeren van een belastingdienst-conforme kassa aan te tonen. Voor gebruikers van een open winkelkassa betekent dat, dat zij bij de boekhouding bijzonder nauwkeurig te werk moeten gaan, om bij een eventuele belastingcontrole geen problemen te krijgen. Zo volstaat bijvoorbeeld een Excel-tabel als kasboek niet, omdat deze ook achteraf kan worden gewijzigd. De betere keuze bij een open winkelkassa is een kasboek-software. Naast het kasboek is bij een open winkelkassa ook een kassaverslagboek verplicht.

Voor- en nadelen van de open winkelkassa

Een open winkelkassa is op het eerste gezicht bijzonder voordelig en kan bovendien eenvoudig getransporteerd worden. Voor gebruikers zijn er echter enkele nadelen:

• Hoog foutrisico door handmatige documentatie

• Hoger risico dat de belastingdienst achterdochtig wordt en onderzoek doet

• Slechts weinig bedrijven zijn vrijgesteld van de individuele-registratieplicht

• Hoge tijds- en arbeidsinspanning

• Statistieken en analyses zijn lastig

Winkelkassa versus elektronisch kassasysteem

Elektronische kassasystemen bieden u een aanzienlijk groter scala aan functies en analysemogelijkheden. Meestal bestaan deze uit een combinatie van software en hardware, zoals bijvoorbeeld pc, smartphone of tablet. De hogere kosten in vergelijking met een open winkel- of registreerkassa schrikken veel handelaren aanvankelijk af, maar op lange termijn betaalt de investering zich bijna altijd terug. De volledige kassaregistratie, inclusief het vermelden van de btw, verloopt hier automatisch – dat vermindert het foutrisico aanzienlijk. Bonnetjes drukt u naar behoefte snel en betrouwbaar af op kassarollen zoals de klassieke kassarol of een hittegevoelige thermische rol. De kassastand kan op elk moment eenvoudig worden opgevraagd en alle rapportages voor de belastingdienst gebeuren met slechts enkele klikken in het systeem.

Conclusie: een relikwie uit vroegere tijden

Een open winkelkassa is weliswaar goedkoop, maar betekent voor u toch een aanzienlijk hogere inspanning. Met de invoering van een elektronisch kassasysteem bespaart u werktijd van uw medewerkers en staat u ook juridisch aan de veilige kant. Kunt u zich nog niet vinden in de gedachte aan een elektronisch kassasysteem, dan is een registreerkassa het klassieke alternatief.

FAQ – veelgestelde vragen over open winkelkassa's

Wie mag een open winkelkassa voeren?

Elke detailhandelaar, horecaondernemer en dienstverlener staat het in Duitsland in beginsel vrij een open winkelkassa te voeren.

Is een open winkelkassa vanaf 2020 nog toegestaan?

In principe is het voeren van een open winkelkassa ook verder toegestaan, echter zijn de eisen van de kassabeveiligingsverordening zeer streng. In Oostenrijk geldt op enkele uitzonderingen na inmiddels een registreerkassaplicht.

Welk kasboek is geschikt voor open winkelkassa's?

Om problemen met de belastingdienst te vermijden, moet u open winkelkassa's bijzonder zorgvuldig voeren. Het beste geschikt is een kasboek-software.

Mag een elektronisch kassasysteem worden vervangen door een open winkelkassa?

Ja, het is in Duitsland mogelijk om uw kassa om te zetten naar een puur contantsysteem. Dit brengt echter een aanzienlijk hogere beheerinspanning met zich mee.

Bildquelle:
Titelbild: ©iStock.com – Zerbor