Kassamelding bij de belastingdienst: zo meldt u uw kassasysteem correct aan

Of het nu gaat om detailhandel, horeca of dienstverlening: als u een elektronisch kassasysteem heeft, moet u dit vanaf 1 juli 2025 melden bij de Duitse belastingdienst (Finanzamt). Dat klinkt bureaucratisch – maar met de juiste kennis is het snel geregeld. In dit artikel laten we u zien welke systemen dit betreft, hoe de aanmelding werkt en waar u absoluut op moet letten!

Wat achter de TSE-melding bij de belastingdienst schuilgaat

Sinds 1 januari 2020 is het gebruik van een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (TSE) verplicht – als beschermingsmaatregel tegen manipulatie van elektronische kassasystemen. Dit geldt bijvoorbeeld voor kasregisters, apps met kassafunctie, cloudoplossingen, taxameters of afstandstellers. De wettelijke bepaling hiervoor maakt deel uit van de Duitse kassabeveiligingsverordening (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV).

Tegelijkertijd werd ook de meldingsplicht voor elektronische kassasystemen ingevoerd volgens § 146a van de Duitse belastingwet (Abgabenordnung, AO). Deze kon echter lange tijd niet worden uitgevoerd, omdat het ontbrak aan een geschikte technische infrastructuur. Pas met de start van de elektronische meldingsprocedure sinds 1 januari 2025 zijn nu de nodige overdrachtskanalen beschikbaar. Doel van de maatregel is meer transparantie: de belastingdienst moet vroegtijdig weten welke kassasystemen in gebruik zijn – ter vereenvoudiging van bedrijfscontroles en ter voorkoming van belastingontduiking.

Kassamelding bij de belastingdienst: het belangrijkste in één oogopslag

Dit betekent de meldingsplicht concreet voor u: alle systemen die u na 1 juli 2025 nieuw heeft aangeschaft, moet u binnen een maand melden bij de belastingdienst. Systemen die u vóór 1 juli 2025 heeft gekocht, geleaset of gehuurd, moest u tot en met 31 juli melden. Als dat nog niet is gebeurd, haalt u dit het beste zo snel mogelijk in.

De belangrijkste feiten over de kassamelding bij de belastingdienst in één overzicht:

• De meldingsplicht geldt voor alle elektronische kassasystemen en kasregisters – ongeacht of ze zijn gekocht, geleaset of gehuurd.
• U moet elk afzonderlijk elektronisch apparaat met kassafunctie melden, ook als het zich in een gekoppeld systeem bevindt.
• Alle kassasystemen van één vestiging draagt u over in één gezamenlijke melding.
• U moet uw kassasysteem ook melden als het buiten bedrijf is.
• Voor EU-taxameters en afstandstellers zonder TSE geldt een overgangstermijn tot en met 31 december 2025, zolang de niet-beanstandingsregel van toepassing is.

Invulinstructie voor de melding van uw kassasysteem bij de belastingdienst

Vraagt u zich nu af welke gegevens u nodig heeft om uw TSE-kassa bij de belastingdienst aan te melden, gebruik dan gerust onze compacte checklist voor een eenvoudige en ongecompliceerde melding.

Houd de volgende gegevens klaar voor de TSE-melding bij de belastingdienst:

· Naam en fiscaal nummer van de belastingplichtige

· Gegevens over het elektronische registratiesysteem:

o Type kassasysteem

o Serienummer van het kassasysteem

o Aanschafdatum

o Aantal systemen per vestiging

o Bij buitenbedrijfstelling: datum en reden van de buitenbedrijfstelling

· Informatie over de TSE:

o Type TSE

o Serienummer van de TSE

· Bij afstandstellers en taxameters: kenteken van het voertuig

Zo meldt u uw TSE-kassa aan bij de belastingdienst

Deze informatie dient u veilig en digitaal in. Om een veilige overdracht te waarborgen, verloopt de melding aan de belastingdienst uitsluitend digitaal via het ELSTER-portaal – papieren formulieren en pdf's zijn niet toegestaan. Voor het aanmelden van uw TSE-kassa bij de belastingdienst heeft u de volgende mogelijkheden:

1. Overdracht via het ELSTER-portaal:

U meldt zich aan bij het ELSTER-portaal met uw persoonlijke ELSTER-certificaat. Dit kunt u gratis aanvragen op het portaal – daarvoor registreert u zich eerst met uw fiscaal nummer, ontvangt u vervolgens een activeringsbrief per post en downloadt u daarna uw persoonlijke softwarecertificaat. Na succesvolle aanmelding kiest u het formulier "Melding van elektronische registratiesystemen" en vult u daar alle relevante gegevens in. De overdracht gebeurt veilig en rechtsgeldig, rechtstreeks naar de bevoegde belastingdienst.

2. Overdracht via ERiC-interfaces (ELSTER Rich Client):

Deze interface richt zich vooral op bedrijven die een geautomatiseerde overdracht van de kassameldingen willen uitvoeren. ERiC is een programmabibliotheek waarmee meldingsgegevens gestructureerd kunnen worden opgesteld en rechtstreeks naar de ELSTER-servers kunnen worden overgedragen. Handmatige invoer in het ELSTER-portaal is daarbij volledig overbodig.

TSE-plicht en bonplicht

Met de invoering van de TSE-plicht werd in Duitsland ook de zogenoemde bonplicht (Belegausgabepflicht) ingevoerd. Deze verplicht elke ondernemer om bij een transactie met een elektronisch kassasysteem een bon voor de klant af te drukken of digitaal beschikbaar te stellen – ongeacht of de klant deze aanneemt of niet. Omdat dit een grote belasting vormt voor het milieu en ook voor de gezondheid, hebben wij ons gespecialiseerd in BPA-vrije thermische rollen en houtvrije kassarollen.

De bon dient als bewijs voor de correcte registratie van een transactie. Op elke bon moet de digitale handtekening van de TSE zijn opgenomen, meestal in de vorm van een QR-code. Daardoor kan de belastingdienst in het kader van een kassacontrole snel en eenduidig controleren of een omzet correct is geregistreerd. Doel is het voorkomen van belastingontduiking en het creëren van transparantie in het betalingsverkeer.

FAQ's – Veelgestelde vragen over de kassamelding bij de belastingdienst

Moet ik mijn kassasysteem elk jaar opnieuw melden?

Nee. De kassamelding is eenmalig vereist per systeem – en alleen bij bepaalde wijzigingen opnieuw noodzakelijk. Dit betreft bijvoorbeeld een buitenbedrijfstelling, een systeemwissel of de verplaatsing naar een andere vestiging.

Wat gebeurt er als ik de termijn voor de kassamelding mis?

Bij overtreding van de meldingsplicht dreigen boetes tot 25.000 euro. Bovendien loopt u het risico op een intensievere controle door de belastingdienst – bijvoorbeeld in het kader van een kassacontrole.

Kan mijn belastingadviseur de melding voor mij verzorgen?

Ja, dat is probleemloos mogelijk. Belastingkantoren kunnen de kassamelding via de ERiC-interface of rechtstreeks namens u indienen in het ELSTER-portaal, als u hen de benodigde gegevens hiervoor verstrekt.

Hoe kom ik erachter of mijn kassasysteem een TSE heeft?

Het eenvoudigst controleert u de bonnen: elke TSE genereert een eigen QR-code of een transactienummer, dat op elke kassabon moet worden afgedrukt. Daarnaast vindt u bij veel systemen een markering direct op de geheugenkaart of de usb-stick waarop de TSE is geïnstalleerd – meestal inclusief serienummer en BSI-certificerings-ID.