Registrierkassenpflicht: Die Gesetzeslage im Überblick

Als Ladenbesitzer müssen Sie hinsichtlich Ihrer Registrierkasse gesetzliche Anforderungen erfüllen. Diesbezüglich den Überblick zu behalten, ist oft gar nicht so einfach. Denn seit 2017 gibt es immer wieder weitere Verordnungen und Pflichten, die Sie als Unternehmer beachten müssen. Der folgende Ratgeber erklärt, in welchen Branchen eine Registrierkassenpflicht besteht und welche gesetzlichen Anforderungen dabei an das Kassensystem gestellt werden.

Diese Bedingungen umfasst die Registrierkassenpflicht in Deutschland

Die Registrierkassenverordnung besagt, dass jedes Unternehmen, welches Bareinnahmen an der Ladenkasse verbucht, eine Registrierkasse benötigt. Diese Verordnung gilt seit dem 1. Januar 2017. Ihr Ziel ist es, alle zufließenden Barmittel problemlos nachzuverfolgen und somit Steuerhinterziehung zu erschweren. Kassendaten müssen seitdem folgende Kriterien erfüllen:

• nachprüfbar
• vollständig
• richtig
• ordnungsgemäß
• zeitgerecht

Entsprechend wird ein hoher Anspruch an die Manipulationssicherheit der Kassensysteme gestellt. Prüfer des Finanzamts sind daher seit 2018 zur unangekündigten Kassennachschau berechtigt.

In Deutschland gilt zurzeit noch keine generelle Registrierkassenpflicht. Unter bestimmten Bedingungen ist es aktuell noch möglich, ein offenes Kassensystem ohne elektronisches System zu führen.

Allerdings bietet eine Registrierkasse auch für Ladenbesitzer deutlich Vorteile: Die Buchführung und die Abfuhr von Steuern geht wesentlich schneller. Umsätze können ohne aufwendiges Sammeln von Belegen nachvollzogen und dem Finanzamt übermittelt werden. Auch der sogenannte Z-Bon kann automatisch erstellt werden, sodass die Tagesabschlüsse nicht manuell aufgeschlüsselt werden müssen.

Für diese Unternehmen gilt die Registrierkassenpflicht

Grundsätzlich gilt die Kassenpflicht für alle Unternehmen, die Bareinnahmen verbuchen.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Ausnahmen bestehen für Unternehmer, die außerhalb eines festen Ladengeschäfts ihrer Arbeit nachgehen. Typisches Beispiel hierfür sind Straßen- und Marktverkäufer. Gleiches gilt für mobile Berufe. Bieten Sie beispielsweise als Friseur Ihre Dienstleistungen auch bei den Kunden daheim an, sind Sie von der Registrierkassenpflicht befreit. Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten sind von der Pflicht ebenfalls ausgenommen.

Jedoch gilt auch für alle Ausnahmen, dass ein lückenloses Kassenbuch geführt werden muss. Es kann daher für Sie trotz Entfall der Kassenpflicht sinnvoll sein, auf andere Systeme zur Aufzeichnung zurückzugreifen – denn dies erspart unnötigen Ärger bei der Betriebsprüfung. Hinzu kommt, dass nun die Bonpflicht 2020 gilt. Sie müssen daher als Unternehmer den Kunden einen schriftlichen Beleg über ihren Kauf ausstellen – ganz gleich, ob dies gewünscht ist oder nicht.

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Anforderungen an das Kassensystem: Manipulationssicherheit im Fokus

Die Registrierkassenpflicht macht nur dann Sinn, wenn eine hohe Manipulationssicherheit des Kassensystems gewährleistet ist. Daher gelten seit dem Jahr 2020 strengere Richtlinien. So muss die Kasse beispielsweise über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verfügen. Sollte Ihr bestehendes System diese TSE-Einrichtung nicht aufweisen, sind Sie zum Aufrüsten verpflichtet.

Die genauen Bedingungen regelt dabei das Kassengesetz. Da die Umrüstung des Kassensystems sehr kostenintensiv sein kann, wurde eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2020 beschlossen. Bis zu diesem Tag konnten Sie Ihre nachrüstbaren Kassen auf den neuesten Stand bringen. Sollte Ihr System nicht nachrüstbar sein, dürfen Sie dieses noch bis Ende 2022 verwenden. Spätestens ab 2023 müssen jedoch alle von der Registrierkassenpflicht betroffenen Unternehmen ein passendes Kassensystem vorweisen.

Der Zeitstrahl zum Thema Registrierkassenpflicht – So behalten Sie den Überblick

GoBD: Vorschriften zur korrekten Buchführung in elektronischer Form

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD, geben vor, dass Unternehmen eine nachvollziehbare Buchführung in elektronischer Form vornehmen müssen. In diesem Zusammenhang lohnt es sich, eine elektronische Registrierkasse einzuführen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren – und der neuen Gesetzeslage zu entsprechen.

Finanzamt zu Besuch: Kassennachschau zwecks Manipulationsfreiheit

Seit 2018 sind Mitarbeiter des Finanzamts zur unangekündigten Kassennachschau berechtigt. Sie dürfen daher das Kassensystem ohne Vorankündigung überprüfen. Sollten im Zuge der Kassenprüfung Mängel hinsichtlich der Manipulationsfreiheit bemerkt werden, endet diese in der Regel in einer umfassenden Betriebsprüfung.

Verlängerte Übergangsfrist der Kassenpflicht: Ausblick ins Jahr 2021

Aufgrund der schwierigen Finanzlage, die mit der Corona-Pandemie einhergeht, wurde die Übergangsfrist verlängert. Die TSE-Nachrüstung kann also noch bis Ende März 2021 hinausgezögert werden. Folglich werden festgestellte Verstöße bislang noch nicht geahndet. Ob bedingt durch Covid-19 mit einer weiteren Verlängerung zu rechnen ist, steht noch nicht fest.

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